Hotel PMS - Hotel Software
Was ist ein Hotel PMS? - Hotel Property Management System erklärt
Stressige Zeiten mit langen Warteschlangen an der Rezeption sollten in einem Hotel, das mit einem Hotel PMS arbeitet, ein Ding der Vergangenheit sein. So sind die Gäste zufriedener und die Mitarbeiter können einen besseren Service anbieten. Die vereinfachten Abläufe sparen zudem Zeit, Nerven und Geld.
Doch was ist eigentlich ein Hotel PMS? Wie findet man den richtigen Anbieter für ein Hotel PMS? Wir verraten es Ihnen.
Was versteht man unter einem PMS?
Die perfekte Servicequalität eines Hotels erfordert den reibungslosen Ablauf einer Reihe überaus komplexer Prozesse. Das sogenannte Hotel PMS „Hotel Property Management System“, hat ursprünglich jene Vorgänge automatisiert, die zum Aufgabenbereich der Rezeption gehören. Viele Hoteliers kennen noch die Zeiten ohne Hotel Programm, in denen mit Bleistift und Block die Zimmerbelegungen dokumentiert wurden.
Insbesondere in seiner cloudbasierten Version optimiert das Hotel PMS inzwischen das personalisierte Gästeerlebnis, ohne dabei die Effizienz des Hotelbetriebs zu beeinträchtigen, die gerade in Krisenzeiten und in Zeiten des starken Wettbewerbs das Überleben des Hotels sichern.
Nutzen Sie das PMS auch, um den Gästen Extras zu bieten
Im Folgenden sollen die Vorteile der Verwendung eines solchen Systems anhand von Einzelpunkten verdeutlicht werden. Entscheidend ist dabei auch, dass die Mitarbeiter eines Hotels durch die Automatisierung und Optimierung administrativer Prozesse viel Zeit gewinnen. So können sie den Gästen die Extras bieten, die den Aufenthalt zu einem Erlebnis werden lassen. Bei Geschäftsreisenden hingegen können sie dafür sorgen, dass der Arbeitsfokus problemlos aufrechterhalten werden kann.
Die Vorteile eines Hotel Property Management Systems
Ein Hotel PMS hat neben der Optimierung der administrativen Prozesse den Vorteil, dass durch die Echtzeitübermittlung von Zahlungs-, Buchungs- und Belegungsinformationen ein zentraler „Point of Sale“ kreiert wird. Der Hotelinhaber kann jederzeit seine Bilanzen und Prognosen einsehen und bei anstehenden Schwierigkeiten zeitnah Maßnahmen ergreifen.
Deshalb sollten Sie ein Hotel PMS haben
Einfacher Check-in / Check-out
Insbesondere in seiner cloudbasierten Form ermöglicht das Hotel PMS einen vereinfachten Check-in und Check-out. Durch die Automatisierung kann es die Kundenzufriedenheit verbessern und zugleich das Arbeitspensum der Angestellten und der Hotelleitung verringern. Das Hotel Personal weiß die Anwenderfreundlichkeit zu schätzen und das Hotel Property Management System kann so den Umsatz eines Unternehmens deutlich verbessern.
Mobiler Reinigungsdienst
Ein cloudbasiertes Hotel PMS erhöht die Servicequalität einer Unterkunft merklich, da es unter anderem den Mitarbeitern erlaubt, ganz unabhängig von ihrem aktuellen Standort über eine einfache Internetverbindung, den Check-out der Gäste auf den mobilen Geräten zu begleiten und überwachen.
Ganz ohne Verzögerung erhält der Zimmerservice Updates auf die Endgeräte und kann im Gegenzug auch die Reinigungserfordernisse für die entsprechenden Räumlichkeiten an die Zentrale kommunizieren und dokumentieren. Mit diesen Mitteln wird effektiv gewährleistet, dass das Hotel in jedem Augenblick durch absolute Reinlichkeit überzeugt und den Gästen so einen größeren Wohlfühlfaktor beschert.
Integriertes Hotel Backoffice System
Natürlich ist die Fakturierung (also die Rechnungsstellung) ein wesentlicher Teil eines jeden Unternehmens. Durch die Nutzung eines zeitgemäßen PMS und die Verlinkung der eigenen Internet Booking Engine (IBE) mit dem Channel Manager im PMS erzielt man eine integrierte Kopplung an externe Buchungsportale wie OTAs und Reisebüros. So kann man sicherstellen, dass die Verfügbarkeit der Zimmer in Echtzeit auf allen Portalen aktualisiert wird. Der Channel Manager kann auch maßgeblich dazu beitragen, die Kapazität Ihres Hotels zu erhöhen, zusätzliche Buchungen anziehen und somit den Gewinn zu maximieren.
Effektiver Betrieb im Hotel
Durch die Verwaltung der Verfügbarkeit in Echtzeit kann die Auslastung des Hotels mit Hilfe eines Hotel PMS optimiert und gesteigert werden. Die direkte Distribution über alle gekoppelten Kanäle erlaubt die transparente Darstellung der Echtzeitpreise und die Einbindung von Direktbuchungskanälen. Die dadurch gewonnene Effektivität und Effizienz schafft ebenfalls Zeit und Raum für eine bessere Kundenbindung, die unter anderem auch durch die Entlastung des Geschäftsführers und der Mitarbeiter ermöglicht wird.
Optimale Verwaltung der Gastdaten
Die optimale Verwaltung von Gastdaten erfordert – gerade bei Stammkunden – einen leicht einsehbaren Überblick über bisher getätigte Buchungen und Pakete und kann idealerweise in die Konstruktion eines sogenannten Kundenavatars übergehen.
Neben einem vertieften Einblick in die Kaufmuster der einzelnen Gäste, kann durch die Zentralisierung der Information auch eine deutliche Optimierung der Datensicherheit erreicht werden. Insbesondere die Geschäftskunden wissen die dadurch gewährleistete Diskretion sehr stark zu schätzen, die die Einhaltung von Datenschutzvorgaben nach nationalem und internationalem Recht erlaubt.
Fokus auf den Kunden
Die Kreation des Kundenavatars, sowie die Entlastung der Mitarbeiter durch die Automatisierung aufwendiger Prozesse verbessern den personalisierten Fokus auf den Kunden und damit die Wohlfühlatmosphäre der Unterkunft. Der Gast fühlt sich in seinen Bedürfnissen gesehen und kann sich so auf seine Arbeit oder seine Erholung konzentrieren.
Gezielte Prognosen und höhere Umsätze
Die durch die konstante und direkte Übermittlung von Kundendaten und Informationen im PMS System generierte Sicherheit, erlaubt eine bessere Planbarkeit und zuverlässigere Prognosen. Bei nachlassender Auslastung, die unmittelbar transparent wird, kann der Hotelier direkt die Fehler analysieren, eingreifen und eventuell die Weichen neu stellen.
Die Echtzeitdaten über die Auslastung und Aspekte wie die bessere – da persönliche – Kundenbindung sorgen für bessere Umsätze, etwa dadurch, dass mithilfe des Hotel PMS neue Stammkunden gewonnen werden.
Hotel Property Management System und Yield Management Schnittstellen
Wir von TourSol, als Experten für Hotel und Tourismus, können Sie mit unserer Komplettlösung zur Yield Management Software optimal beraten und zum größtmöglichen Erfolg führen. Unsere Schnittstellen unserer Yield Management Software liefern Ihnen die wichtigen Daten, bereits mitsamt Analyse. Dank dieser Technologie kommunizieren Marketing und Yield Management perfekt miteinander. Unsere Experten aus allen Bereichen, sei es Content, Social Media, Marketing, OTA, Reisebüros, sowie Yield- und Revenue Management arbeiten stets daran, das System noch weiter zu optimieren. So sind Sie in der Lage, sich sofort neue Ziele setzen zu können, wenn Sie Ihre ursprünglichen Ziele erreicht haben.
Komfort und Nachhaltigkeit
In der heutigen Zeit ist das Thema Nachhaltigkeit natürlich ein entscheidendes, und für einige Reisende durchaus ein Auswahlkriterium. In der Hotelbranche werden daher ständig neue und bessere Lösungen angeboten, um dies zu gewährleisten. Die Regulierung von Raumtemperatur, Beleuchtung und der Geräteeinstellung und die PMS Software, die diese Präferenzen für den nächsten Aufenthalt speichert, tragen maßgeblich zur Zufriedenheit der Gäste bei. Klimaanlage, Heizung und Beleuchtung kann überdies über eine App auf den Smartphones der Gäste aktiviert werden. Dadurch ergeben sich Kostenersparnisse und Ihr Hotel wird für umweltbewusste Gäste ganz besonders attraktiv.
Wie findet man als Hotelier das richtige PMS für seine Bedürfnisse?
Selbstverständlich erfordert die Auswahl des richtigen Hotel PMS einen guten Überblick über die Bedürfnisse des eigenen Hotels oder der Hotelkette. Der erste Schritt bei der Entscheidung für das richtige Property Management System ist also die umfassende Bedarfsanalyse, gefolgt von einer klaren Definition des einzusetzenden Budgets, das zum Beispiel Lizenz- und Einrichtungsgebühren, sowie mögliche Personalkosten umfassen muss.
Bei der Auswahl der geeigneten All-in-one-Lösung wird Hoteliers dringend empfohlen, auf ein System zurückzugreifen, welches über ein integriertes Buchungssystem verfügt, da die einfache Handhabbarkeit von Echtzeitbuchungen für einen Großteil der Kunden ein überaus zentraler Aspekt ist. Wir beraten gerne Sie umfassend zur Auswahl, der für Sie passenden Hotel PMS Anbieter.
Fazit
Zusammenfassend kann man sagen, dass insbesondere das cloudbasierte Hotel-PMS durch Optimierung und Flexibilisierung eine Vereinfachung der Arbeitsabläufe erreicht und dadurch sowohl die Wirtschaftlichkeit, als auch die Kundenfreundlichkeit eines Hotels verbessert. Das führt letztlich zu Umsatzsteigerungen.
Vor der Anschaffung und Einrichtung eines Hotel PMS ist es jedoch entscheidend, dass der Hotelier eine exakte Bedarfsanalyse für seine Unterkunft durchführt. Nur so lässt sich vorab definieren, ob die entsprechenden Einrichtungs- und Personalkosten aktuell tragbar sind.
Grundsätzlich handelt es sich hier jedoch um eine überaus sinnvolle Investition, die die Zukunft Ihres Unternehmens sichern kann.
