Organigramm Hotel
Organigramm für Hotels - übersichtlich und effizient planen
Um Abläufe und Verantwortlichkeiten in der Hotelbranche klar definieren und kommunizieren zu können, benötigt man in erster Linie klare Strukturen. Deshalb erklären wir in diesem Artikel, welche Vorteile ein Organigramm für Ihr Hotel bei der Planung bringt und geben Tipps, wie Sie selbst ein Hotel-Organigramm erstellen und zur Qualitätssicherung nutzen können.
Was versteht man unter dem Organigramm eines Hotels?
Ein Hotel-Organigramm ist eine grafische Darstellung der Hierarchie und Aufgabenverteilung innerhalb eines Hotels. Es zeigt, wer welchen Bereich leitet, wer wem unterstellt ist und wer für welche Aufgaben verantwortlich ist.
Normalerweise besteht ein Hotel-Organigramm aus mehreren Ebenen, die die verschiedenen Abteilungen im Hotel darstellen. Das Organigramm kann dabei je nach Größe und Art des Hotels sehr unterschiedlich aussehen. Zudem kann es auch von Hotel zu Hotel variieren, je nachdem, wie das Hotel strukturiert ist. In einem kleinen Hotel sieht das Organigramm bisweilen sehr einfach aus, während ein großes Hotel mit vielen Abteilungen und komplexen Strukturen ein entsprechend aufwendigeres Organigramm erfordert.
Welche Vorteile bietet das Organigramm eines Hotels?
Ein gut durchdachtes Organigramm bietet eine Vielzahl von Vorteilen, einschließlich:
1. Klarheit und Transparenz: Ein Hotel-Organigramm zeigt die Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeiten der verschiedenen Abteilungen und Mitarbeiter, was zu mehr Klarheit und Transparenz im Hotelbetrieb führt.
2. Effizienz und Vermeidung von Konflikten: Durch die klare Struktur des Organigramms kann das Hotelpersonal schneller und effizienter arbeiten, da sie genau wissen, wer für welche Aufgaben und Entscheidungen zuständig ist, und an wen sie sich bei Fragen und Problemen wenden können.
3. Karriereplanung und Entwicklung: Die grafische Darstellung zeigt den Mitarbeitern die Karrieremöglichkeiten in Ihrem Hotel auf und hilft bei der Erarbeitung von Entwicklungsplänen und Schulungsprogrammen.
4. Kosteneffektivität: Ein Organigramm für Ihr Hotel hilft ebenso bei der Überwachung von Kosten und Ausgaben, da es zeigt, welche Abteilungen und Hotelangestellten für bestimmte Ausgaben verantwortlich sind.
Wer sollte im Organigramm eines Hotels aufgeführt werden?
Im Organigramm Ihres Hotels sollten alle wichtigen Abteilungen und Positionen aufgeführt werden, die für den reibungslosen Betrieb des Hotels von entscheidender Bedeutung sind.
An der Spitze des Organigramms steht dabei in der Regel der Geschäftsführer, der für die Gesamtleitung verantwortlich ist. Darunter können dann verschiedene Abteilungsleiter stehen, wie z. B. der Leiter der Finanzen, der Leiter der Marketingabteilung oder der Leiter der Personalabteilung. Jede Abteilung kann wiederum mehrere Mitarbeiter haben, die für verschiedene Aufgaben und Funktionen innerhalb ihrer Abteilungen im Hotel zuständig sind.
Nachfolgend deshalb einige der typischen Abteilungen und Berufe im Hotel, die Sie in Ihrem Organigramm aufführen sollten:
1. Geschäftsführung
Die Geschäftsführung ist in der Regel die oberste Ebene im Organigramm und umfasst den Geschäftsführer, den stellvertretenden Geschäftsführer und andere Führungskräfte.
2. Front Office
Die Front Office-Abteilung umfasst alle Mitarbeiter, die direkt mit den Hotelgästen in Kontakt stehen, einschließlich Rezeption, Concierge, Reservierungsabteilung und Portier.
3. Housekeeping
Die Housekeeping-Abteilung ist in erster Linie verantwortlich für die Reinigung und Wartung der Gästezimmer und der öffentlichen Bereiche des Hotels.
4. Verkauf und Marketing
Die Verkaufs- und Marketingabteilung soll den Zulauf von Gästen fördern und ist für die Vermarktung des Hotels durch Werbung, PR und andere Marketingaktivitäten zuständig.
5. Finanzen und Buchhaltung
Die Finanz- und Buchhaltungsabteilung kümmert sich um die Überwachung der Einnahmen und Ausgaben des Hotels sowie um die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und anderen Finanzangelegenheiten.
6. Technik
Die Technik-Abteilung ist verantwortlich für die Wartung und Reparatur von Geräten und Anlagen im Hotel, einschließlich Heizung, Lüftung und Klimaanlage, Stromversorgung und IT-Systemen.
7. Restaurant und Bar
Die Restaurant- und Bar-Abteilung umfasst alle Hotelangestellten, die für die Zubereitung von Speisen und Getränken sowie für den Service in den Restaurants und Bars des Hotels zuständig sind.
So erstellen Sie in 5 Schritten ein Organigramm für Ihr Hotel
Ein Hotel-Organigramm muss gut geplant und überlegt sein, um sicherzustellen, dass es den Bedürfnissen und Anforderungen des Hotels entspricht. Das sind die wichtigsten Schritte:
1. Analysieren Sie die Struktur Ihres Hotelbetriebs
Überlegen Sie, welche Abteilungen und Positionen es in Ihrem Hotel gibt und wie diese miteinander verbunden sind. Dafür ist es auch essenziell zu etablieren, welche Abteilungen eng zusammenarbeiten, um garantieren zu können, dass sie auf dem Organigramm richtig positioniert sind.
Fragen, die bei der Analyse helfen können:
- Wie groß ist Ihr Hotelbetrieb?
- Wie viel Hotelpersonal haben Sie und wie viele Abteilungen gibt es?
- Wer arbeitet mit wem eng zusammen?
2. Definieren Sie die Hierarchie
Bestimmen Sie in Schritt 2, wer die Leitung des Hotels innehat und welche Abteilungen direkt dieser Ebene stehen. Definieren Sie hierbei auch die verschiedenen Abteilungsleiter und Mitarbeiter, um eine klare Struktur zu schaffen.
Fragen, die bei der Festlegung der Hotelstruktur helfen können:
- Ist Ihr Modell eher hierarchisch, flach oder agil aufgebaut?
- Wer hat welche Befugnisse und Aufgaben in Ihrem Betrieb?
3. Verwenden Sie eine Organigramm-Software
Nutzen Sie eine Organigramm-Software, um ein sauberes und professionelles Organigramm zu erstellen. Es gibt etliche Online-Tools, die Ihnen dabei helfen können, ein Hotel-Organigramm zu erstellen, das leicht zu bearbeiten und zu aktualisieren ist.
Fragen, die bei der Auswahl der passenden Software helfen können:
- Welche Funktionen benötigen Sie für die Erstellung Ihres gewünschten Hotel-Organigramms?
- Benötigen Sie eine Hotel-Organigramm-Vorlage?
- Wie viele Mitarbeiter benötigen einen Bearbeiter-Zugriff?
4. Fügen Sie alle Abteilungen und Positionen hinzu
In Schritt 4 fügen Sie nun alle noch fehlenden Abteilungen und Positionen des Hotels hinzu, damit das Organigramm vollständig ist. Später können Sie es natürlich jederzeit anpassen und aktualisieren, um tagesaktuelle Änderungen im Hotelbetrieb widerzuspiegeln.
Fragen, die dabei helfen können, das Hotel-Organigramm zu vervollständigen:
- Sind alle Hotelangestellten und Abteilungen ins Organigramm eingepflegt worden? Bedenken Sie dabei auch Hotel-Auszubildende, die nicht dauerhaft in Ihrem Hotel arbeiten.
- Gibt es Positionen, deren Zuständigkeitsbereiche variieren?
5. Prüfen Sie das Organigramm in der Praxis
Überprüfen Sie im letzten Schritt, ob das Hotel-Organigramm klar und leicht verständlich ist und alle Informationen korrekt sind. Bitten Sie hierfür am besten auch Ihre Hotelangestellten um Feedback, um Ihrem Organigramm den letzten Schliff zu geben.
3 Tipps, wie Sie Ihr Hotel-Organigramm zur Qualitätssicherung nutzen können
1. Verwenden Sie das Organigramm als Orientierungshilfe für neue Mitarbeiter, sodass diese schneller ein Verständnis für die Struktur des Hotels und ihre eigene Rolle im Team entwickeln können.
2. Nutzen Sie die grafische Darstellung, um Schwachstellen im Betrieb zu identifizieren und daraufhin Abläufe und Prozesse zu verbessern.
3. Gewichten Sie das Hotel-Organigramm so, dass einzelne Mitarbeiter und Abteilungen nicht überlastet sind, um die Arbeitsbelastung möglichst gleichmäßig zu verteilen.
Fazit:
Auch wenn es im ersten Moment womöglich aufwendig erscheinen mag, hilft ein gut strukturiertes Organigramm Ihres Hotels den Hotelangestellten auf jeden Fall, ihre eigenen Rollen und Verantwortlichkeiten, zu verstehen und auch die der anderen. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Ein grafische Darstellung der Strukturen ist daher ein unverzichtbares Instrument für den reibungslosen Ablauf im Hotelbetrieb.
Als Hotel- und Tourismusexperte, unterstützen wir von TourSol Sie natürlich gerne dabei, ein professionelles Organigramm zu planen und zu erstellen, und stehen Ihnen auch bei der Überwachung des Erfolgs zur Seite.
